אני רוצה לשתף אתכם בטכניקה לניהול זמן של Block Schedule System בה אני משתמשת כדי לנהל את היום שלי.
ככל הנראה לא שמעתם עד עכשיו על הטכניקה של Block Schedule System שאני מכנה אותה 'תזמון בלוקים של שעות' (אם יש לכם שם קולע יותר בעברית מוזמנים לכתוב לי). היות והיא איננה מוכרת, בוודאי בהשוואה לטכניקה של Time Blocking (חסימת זמן) עליה נכתבו צולמו והוקלטו אינספור מאמרים סרטונים ופודקאסטים.
בפוסט הזה נדבר על איך הגעתי להשתמש בטכניקה הזו, מה הרעיון שלה, מהם היתרונות והעקרונות המרכזיים שלה ואיך גם אתם יכולים ליישם את הטכניקה הזו בחייכם.
איך התחלתי להשתמש בטכניקה של
Block Schedule System
מאז ומתמיד אני מתעניינת בתחומים של פרודוקטיביות, ניהול זמן ופרויקטים. זה אומר שבמשך השנים צרכתי הרבה מאוד תכנים השתתפתי בכל מיני סדנאות והרצאות וגם התנסיתי במגוון פתרונות טכנולוגיים הנותנים מענה בתחומים הללו.
אחת הטכניקות הנפוצות שחזרה והופיעה מכונה Time Blocking.
הנחת היסוד של טכניקת Time Blocking היא שאנשים מצליחים לא נשענים על רשימת המשימות שלהם אלא על היומן שלהם. ובמילים אחרות "מה שלא ביומן לא קיים".
לכן, זה לא מספיק שיש לנו רשימת משימות כתובה (To Do List) אלא, חשוב גם לוודא שאנחנו יודעים מתי בדיוק אנחנו מתכוונים לעבוד על כל אחת מהמשימות.
בגדול, הרעיון הוא שבשלב הראשון אנחנו מעריכים כמה זמן ייקח לנו לעשות את המשימה הספציפית.
ובשלב השני אנחנו סוגרים ביומן את הזמן הזה שבו נבצע את המשימה בפועל.
ב'חלון הזמן' הזה ששמנו ביומן נוכל להשתמש לטובת כתיבת מאמר או פוסט, הכנת פרזנטציה, תכנון שיחה שלנו עם לקוחה פוטנציאלית ולמעשה לכל דבר שנרצה, גם לטובת פעילויות פנאי, תחביבים, משפחה וחברים שאנחנו רוצים להכניס אל תוך חיינו.
התוצאה שמתקבלת היא סדר יום הבנוי מ'חלונות זמן' שחסומים ביומן בצורה שעתית בהתאם לאופי המשימה שעל הפרק.
ככל שמדובר במשימה מורכבת יותר, כך יוקצה לה יותר זמן לביצוע. זה יכול להיות 25 דקות, 60 דקות וגם 90 דקות. יש אנשים שלקחו את זה קדימה לרמה של הכנסת כל הפעילויות שלהם ליומן אפילו כאלה שנמשכות 5 דקות. כך שלמעשה כל היום שלהם מתוזמן על הדקה.
הפרסום הרב לו זכתה טכניקת Time Blocking והעובדה שרבים מאלו שנחשבים מצליחנים ומשפיענים משתמשים בה, הובילו לכך שהתפיסה של הקצאת משימה לכל שעה ביום הפכה להיות הדרך המקובלת אצל רבים לתכנון וניהול יום העבודה שלהם.
לגביי, אין לי ספק כי העיקרון הבסיסי של Time Blocking הוא הגיוני מאוד ונכון. מפני שגם הניסיון האישי שלי לימד אותי שמשימה שלא החלטנו מתי אנחנו מתכוונים לבצע אותה, נשכחת בסופו של דבר. וכך, אנחנו מוצאים את עצמנו דוחים ביצוע של משימות מיום ליום, משבוע לשבוע, מחודש לחודש ואף משנה לשנה.
לכן ניסיתי גם אני במשך תקופה ארוכה מאוד, שנים אפילו, לנהל את סדר היום שלי במבנה הזה. אבל באיזשהו שלב נאלצתי להודות שזה פשוט לא עובד עבורי. ובדיעבד אני מבינה שהיו לכך 3 סיבות מרכזיות.
הסיבה הראשונה היא הנוקשות המוגזמת בשיטה הזו
מפני שלא משנה כמה התכנון היה מוצלח, בפועל הרבה פעמים, הדברים לא הולכים לפי התכנון המקורי כי יש כל מיני דברים לא צפויים כמו תקלות ובעיות בעיות בריאות ו'סתם' חוסר חשק לפעמים. וניהול היום שלנו בשיטה של Time Blocking לא לוקח בחשבון את עובדת החיים הזו.
הסיבה השנייה היא היותי פרפקציוניסטית משוקמת
למישהי כמוני המשמעות שהמשימות לא התבצעו כפי שאמורות היו להתבצע היא שמצאתי את עצמי מזיזה משימות משעה לשעה ואחרי כן מיום ליום, וזה תסכל אותי מאוד וגרם לי להרגיש אשמה ובעיקר אכזבה. על שאני לא עומדת אפילו בהסכמים שלי עם עצמי, ולא באמת מחויבת לכאורה לעשות דברים שאני אומרת שהם חשובים לי.
הסיבה השלישית היא עומס יתר שהוביל לתחושת הצפה
מצאתי את עצמי עומדת מול לוח זמנים עמוס שמלא במשימות שעה אחרי שעה וזה יצר תחושה של שיתוק כמעט כי יש כל כך הרבה מה לעשות וכל כך מעט זמן לעשות את זה. נראה היה שאין זמן לעשות שום דבר עד הסוף או כמו שצריך.
ובכל זאת, עדיין לא ויתרתי. במקום זה קראתי עוד ועוד מאמרים על Time Blocking וצפיתי בעוד ועוד סרטונים שמסבירים 'איך לנהל את היום בשיטה של שעה אחר שעה'.
הגעתי שוב ושוב למצב בו אני מקצה ביומן המודפס שלי זמן לביצוע משימות, ממרקרת אותן עם צבעים שונים ואפילו מדביקה מדבקות, כדי לעשות את זה מהנה עוד יותר, אבל המשימות לא התבצעו בסופו של דבר.
ותחושות החרדה והכישלון רק גברו.
השינוי - להתראות Time Bloking
שלום Block Schedule System
השינוי הגיע לאחר שהחלטתי ש'זהו גם אם השיטה הזו מתאימה לכל העולם לי היא לא מתאימה'. הגעתי למסקנה שלהמשיך באותה הדרך ממש לא יביא אותי לאן שאני רוצה, והחלטתי להיפרד לשלום מהשיטה הזאת ולבדוק אם יש שיטות אחרות של תכנון וניהול זמן שיכולות להתאים לי יותר.
במהלך החיפוש שלי נתקלתי ביוטיוב בסרטון על טכניקת הטכניקה של Block Schedule System של ג'ורדן פייג' (Jordan Page) יזמית, מרצה ויוטיוברית, אם לשמונה ילדים בעלת המותג FunCheapOrFree.com.
(בלוק עבודה 09:00-13:00)
מהי טכניקת ניהול הזמן של Block Schedule System
אז מה אפשר לעשות במקום לתכנן ולנהל את היום שלנו בחלונות זמן של 'שעה אחרי שעה' (ולמעשה להעביר את רשימת המשימות ה-To Do List ליומן שלנו)?
הרעיון בשיטת Block Schedule System הוא שאנחנו מנהלים את היום שלנו באמצעות תזמון 'בלוקים של זמן', כשלכל בלוק כזה מוגדרות המשימות שאנחנו רוצים לעשות בו ואנחנו מתמקדים רק בביצוע שלהן.
כך במקום לחיות 'שעה אחרי שעה' אנחנו חיים 'בלוק אחרי בלוק'. אנחנו יודעים מה אנחנו אמורים לעשות בכל בלוק של זמן אבל לא מוגדרת השעה המדויקת מתי לעשות זאת.
הקונספט הוא של בית הספר, תקופה בה הספקנו המון בכל יום והיה מספיק זמן לעשות מה שרצינו. איך עשינו את זה? הסוד הוא 'בלוקים של זמן'.
לוח הזמנים שלנו היה בנוי משיעורים (בלוקים) – כשמסתיים השיעור אנחנו מקפלים את המחברות והספרים ועוברים למקצוע הבא. כלומר אנחנו לא חוזרים אחורה אם לא הספקנו משהו.
וכשנשמע הצלצול, בית הספר מסתיים ועוברים הלאה לדבר הבא שיכול להיות חוג כלשהו או פגישה עם חברים, ואז מתמקדים בפעילות הזאת ולא עושים בזמן הזה משהו אחר.
איך עובדת השיטה של Block Schedule System
(1) השלב הראשון - תזמון בלוקים של 2-4 שעות לכל היום
דוגמה א: תזמון בלוקים של פייג' אשת עסקים ואמא לשמונה
בלוק בוקר | 06:30-09:30
בלוק יציאה מהבית | 09:30-12:30
בלוק מנוחה | 12:30-15:30
בלוק אחרי בית הספר | 15:30-18:30
בלוק שינה | 18:30-21:00
בלוק ערב | 21:00-23:00
בלוק שינה | 23:00-06:30
דוגמה ב: תזמון בלוקים שלי עצמאית בעלת עסק
בלוק בוקר | 05:00-09:00
בלוק עבודה | 09:00-13:00
בלוק צהריים | 13:00-14:30
בלוק עבודה | 14:30-18:00
בלוק אחה"צ | 18:00-21:00
בלוק ערב | 21:00-22:00
בלוק שינה | 22:00-05:00
דוגמה ג: תזמון בלוקים של מישהי שעובדת במשרה מלאה
בלוק בוקר | 06:00-09:00
בלוק עבודה | 09:00-12:00
בלוק צהריים | 12:00-13:00
בלוק עבודה | 13:00-17:00
בלוק אחה"צ | 17:00-20:00
בלוק ערב | 20:00-22:30
בלוק שינה | 22:30-06:00
דוגמה ד: תזמון בלוקים של תלמיד/ה
בלוק התארגנות בוקר | 06:00-07:30
בלוק לימודים | 07:30-17:00
בלוק אחה"צ | 17:00-19:00
בלוק ערב | 19:00-21:00
בלוק הכנה לשינה | 21:00-22:00
בלוק שינה | 22:00-06:00
(בלוק בוקר טיול עם הכלבה)
הערות חשובות בנוגע לתזמון הבלוקים שלכם
המטרה היא שלוח הזמנים שלכם יעבוד עבורכם במקום להיפך. זהו כלי עבודה עבורכם שנועד לתמוך בהגשמה של הדברים שחשובים לכם.
אין תזמון בלוקים אחד נכון לכולם! לכל אחד ואחת עשוי להיות תזמון שונה וזה בסדר גמור. מה שחשוב זה שתתאימו את לוח הזמנים לחיים שלכם – לנסיבות, לאילוצים, לרצונות, לדרישות, ולאישיות שלכם.
רצוי שרוב הבלוקים יהיו דומים מבחינת מסגרת הזמנים שלהם למהלך השבוע. כלומר, אל תתזמנו לוח זמנים המורכב מבלוקים שונים לכל יום מפני שזה לא יעבוד.
אפשר לעשות 2 לוחות זמנים שונים למשל לוח זמנים אחד עבור שבוע העבודה ולוח זמנים שונה לסופשבוע. או לוח זמנים אחד לימים שאתם עובדים מהבית ולוח זמנים נוסף לימים שאתם עובדים מהמשרד.
באופן אישי אני לא מתזמנת בלוקים לשישי שבת ואני משתדלת לא לעבוד בהם. אבל בסופו של דבר הם די דומים מבחינת מה שאני עושה – בדרך כלל מנוחה, מפגשים עם משפחה וחברים ופעילויות פנאי שונות כמו קריאה, טיולים וכד'.
ייתכן ויש לכם עבודה שמכתיבה לכם זמנים מסוימים אבל לרוב יש לכם די חופש כדי להחליט על הזמן שלכם. כך שגם אם אינכם עצמאים ואתם עובדים במשרה מלאה עבור מישהו אחר, אתם עדיין יכולים לתזמן בלוקים בתוך יום העבודה שלכם.
השתדלו להימנע מתזמון בלוקים בני שעה אחת, כי מזה בדיוק אנחנו מנסים להימנע, היות והמטרה היא לא 'לחיות משעה לשעה'. החריג הוא ארוחת צהריים או שעת הכנה לשינה לדוגמה.
השתדלו להימנע מתזמון בלוקים בני שעה אחת, כי מזה בדיוק אנחנו מנסים להימנע, היות והמטרה היא לא 'לחיות משעה לשעה'. החריג הוא ארוחת צהריים או שעת הכנה לשינה לדוגמה.
הזמן המומלץ לבלוק הוא 2-4 שעות אם כי, כפי שאפשר לראות בתזמון לתלמיד/ה בלוק הלימודים הוגדר להרבה יותר מ-4 שעות מפני שזה משהו שמוכתב מראש (מערכת השעות של בית הספר). אבל זה החריג מהכלל.
ככלל, השאיפה היא לא לתזמן בלוקים קצרים מידי כי זה לא יהיה ריאלי להספיק לעשות דברים בזמן כל כך קצר וגם כי לוקח זמן 'להיכנס לעניינים' ולהגיע למומנטום של עשייה. מן הצד השני כדאי שהבלוקים לא יהיו ארוכים מדי כי אז זה כבר פחות אפקטיבי.
(2) השלב השני - כתיבת רשימת הדברים שנכנסים לכל בלוק שתזמנו.
כעת נעשה רשימה של כל מה שאנחנו צריכים ורוצים לעשות עבור כל אחד מהבלוקים של השעות שהגדרנו בשלב הקודם.
הנה דוגמה לרשימה האישית שלי:
בלוק בוקר (05:00-09:00) – מדיטציה, אימון הליכון, טיול עם הכלבה, התארגנות לבית הספר, אימון טבטה, סידור הבית, מקלחת, ארוחת בוקר.
בלוק עבודה (09:00-13:00) – עבודה על פרויקטים – שלי/לקוחות, שיחות ופגישות זום עם לקוחות, קפה וארוחת ביניים.
בלוק צהריים (13:00-14:30) – הכנה א. צהריים, ארוחת צהריים, זמן מנוחה, זמן משפחה.
בלוק עבודה (14:30-18:00) – עבודה על פרויקטים – שלי/לקוחות, סקירה יומית – מייל, פעולות לביצוע, ארוחת ביניים.
בלוק אחה"צ (18:00-21:00) – מדיטציה, שיחות / פגישות משפחה וחברים, פילאטיס, הכנה א. ערב, ארוחת ערב, סידור הבית, הכנת כריכים לארוחת בוקר למחר, זמן משפחה.
בלוק ערב (21:00-22:00) – הכנת בגדים למחר, הוקרת תודה, קריאה, הכנה לשינה.
בלוק שינה (22:00-05:00) – לילה טוב!
הערות חשובות בנוגע לרישום הפעילויות בתוך הבלוקים
שימו לב שאתם יודעים מה אתם עושים בכל בלוק אבל, לא כתובה השעה המדויקת שבה אתם עושים זאת.
אני אישית משתמשת בזמן של הסקירה היומית ובזמן של הסקירה השבועית שאני עושה בימי שישי, כדי להגדיר סדרי עדיפויות לדברים שאני רוצה לעבוד עליהם בבלוקים שמוגדרים כ'בלוק עבודה'. כך שאני יודעת בכל זמן נתון על איזה פרויקטים שלי ושל לקוחותיי אני עובדת ולא נוצר מצב שבו אני 'שוברת את הראש' מה עלי לעשות בתוך הזמן של הבלוק עצמו.
חשוב להבין שהתוכן של המשימות והדברים שיש לעשות עשוי להשתנות מיום ליום אבל הבלוקים עצמם כמסגרת נשארים קבועים. כלומר, אנחנו 'משחקים' בתוך הבלוקים עצמם.
כך למשל, אני עובדת על פרויקטים של לקוחות שונים בכל יום אבל אני עושה את זה בתוך בלוק שהוגדר כ'בלוק עבודה' והוא חוזר על עצמו באותן השעות בכל יום במהלך השבוע.
(3) השלב השלישי - שיבוץ משימות ופעילויות חדשות בבלוקים המתוזמנים
לאחר שיצרנו את מבנה מערכת השעות שלנו המורכבת מהבלוקים שתזמנו, כל דבר שיעלה במשך השבוע, אנחנו נשבץ אותו בבלוק הזמן המתאים לו.
למשל, אם הגדרתי בין השעות 18:00-21:00 'בלוק אחה"צ' שבו החלטתי שאני נפגשת עם חברים, אז כשחברה תזמין אותי לקפה זה הזמן להיפגש איתה.
אם אני רוצה לעשות משהו שקשור לארגון הבית, אעשה את זה בבלוקים שמיועדים ל'ארגון הבית' – בלוק הבוקר ובלוק אחה"צ שלי.
היתרונות בשיטת ניהול זמן של Block Schedule System
אני מצאתי את Block Schedule System אסטרטגיה אפקטיבית שתרמה מאוד לפרודוקטיביות שלי בכמה מובנים:
מיקוד! מיקוד! מיקוד!
הטכניקה הזו מאפשרת להתמקד בכל בלוק במשימות ספציפיות ולהניח בצד את כל שאר הדברים.
פחות סטרס יותר רוגע ושלווה
אני כבר לא מרגישה שאני צריכה להיות במירוץ מטורף כדי להספיק את כל המשימות שעה אחרי שעה וזה מרגיע מאוד. בנוסף כל פעם שנכנס משהו חדש אני יודעת בדיוק איפה לשבץ אותו.
יש הרבה יותר גמישות משיטות ניהול זמן אחרות
אפשר 'לשחק' בתוך הבלוקים עצמם ולבדוק לאורך הזמן מה עובד יותר ומה עובד פחות. באופן אישי שיניתי כל תקופה את המיקום ואת משך הזמן של הדברים שהוגדרו לבלוק הזה. עד שהגעתי בסופו של דבר, ממש בשלושת החודשים האחרונים, למבנה בלוק שעובד עבורי מצוין.
נוצרת תחושה שיש זמן לעשות דברים
ברגע שתשומת הלב ממוקדת ויש מבנה יציב של לוח זמנים התחושה היא שיש מספיק זמן להעמיק בדברים שבאמת חשובים לי ולקדם אותם כפי שאני רוצה.
קל יותר לעלות חזרה על המסלול לאחר שנופלים ממנו
כשיש לכם מבנה יציב של בלוקים שמשמשים לכם כמסגרת לניהול היום והחיים שלכם, זה מקל עליכם מאוד לחזור חזרה לעשייה ממוקדת ומאורגנת גם אחרי כמה ימים קשים ופחות פרודוקטיביים.
עצות נוספות ליישום מוצלח של שיטת
Block Schedule System
תזמנו את הבלוקים שלכם לפי רמת האנרגיה שמשתנה במהלך היום
אני עושה את הדברים שדורשים מקסימום ריכוז ועבודה מעמיקה בארבע השעות הראשונות של הבוקר. ובשעות העבודה של הצהריים ואחרי הצהריים מתמקדת בדברים שדורשים פחות קשב כמו חיפוש מידע, בדיקת אימיילים והודעות, תחזוקה של הפרויקטים השונים שלי ושל לקוחותיי, עבודת משרד כמו תיוק וכד'.
הדפיסו את לוח הזמנים עם תזמון הבלוקים שלכם
לאחר שיש לכם לוח זמנים בנוי ומתוזמן עם הבלוקים שלכם הדפיסו אותו ושמרו אותו בהישג יד.
הגדירו לעצמכם תזכורות כדי לעבור מבלוק לבלוק
שימו תזכורת 15 דקות לפני סיום הבלוק כדי להתארגן לסיום מה שאתם עושים. ותזכורת נוספת בזמן הבלוק הבא. ייתכן שיהיה לכם הכי נוח להגדיר את התזכורות הללו בטלפון שלכם, אבל שימו לב שאתם לא נשאבים לגלישה באפליקציות.
במקום תפיסה של 'הכול או כלום' חשיבה של 'גם מעט זה משהו'
ככל שתהיו גמישים יותר בחשיבה שלכם תזמון החיים שלכם בפורמט של בלוקים יעבוד טוב יותר עבורכם. זה מחייב אתכם לשחרר מהתפיסה של 'הכל או כלום' ולעבור לחשיבה של 'גם משהו זה טוב'. כך שאם אתם לא יכולים להכניס שעה של אימון בבלוק מסוים זה לא אומר שצריך להרים ידיים ולא להתאמן בכלל. אלא, גם אם תצליחו להכניס 15-20 דקות של אימון זה מצוין. העיקר להתחיל ובהמשך תתקדמו להתאמן יותר ואולי לא.
ההצלחה שלכם תלויה גם בהכנה ביום שלפני
ככל שתכינו את הדברים יום קודם זה יקל עליכם ביום שאחרי וישאיר לכם יותר מרווח פעולה בבלוק עצמו. אם לדוגמה, שיבצתם אימון בבלוק ורק כשהוא מתחיל אתם הולכים למצוא את נעלי ההתעמלות ולכבס את בגדי הספורט זה אומר שכנראה לא תתאמנו יותר מידי… לכן הקדישו באחד הבלוקים שלכם גם זמן לחשיבה, תכנון והכנה של היום הבא.
היו סבלניים ותנו לעצמכם מרחב לבדיקה לנסות לטעות ולשפר
כמו כל שינוי שעושים וכל דבר חדש שלומדים, זה ייקח לכם זמן ליישם את הטכניקה של Block Schedule System. תנו לעצמכם את הזמן להתנסות בה ולהתרגל אליה לפחות 66 ימים.
גלו חמלה כלפי עצמכם
גם ובעיקר כשהדברים לא הולכים בדיוק לפי מה שרציתם ומה שחשבתם שיהיה.
לסיכום
זכרו שאני כאן עבורכם אם יש לכם שאלות, תהיות והתלבטויות. אשמח שתשתפו אותי בבלוקים שתזמנתם ואיך הולך לכם ביישום השיטה אצלכם.
אם אתם מוצאים את עצמכם אומרים "אין לי מספיק זמן"… או "אני עסוקה מידי בשביל"… זכרו שלכל בני האדם יש בדיוק את אותו הזמן ביום שלהם. לא משנה במי מדובר או באיזה תפקיד לכולם יש בדיוק את אותן 24 שעות.
ההבדל הוא בתשובה של כל אחת ואחד על השאלות: "איך אתם בוחרים להשקיע את הזמן שלכם"?, "איך אתם בוחרים להשתמש בזמן שכן! עומד לרשותכם"? "במה אתם בוחרים למקד את תשומת הלב ואת האנרגיה שלכם"?
משאבים
קישור לצפייה בסרטון המלא:
The "Block Schedule" System – LIFE CHANGING productivity hack!
קישור להורדה חינם של תבנית Block Schedule (תזמון בלוקים) של Jordan Page, FunCheapOrFree
